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恭喜你!能夠在20多歲看到這篇最最靠譜的職場(chǎng)干貨

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初入體制內(nèi)不久,前幾天跟領(lǐng)導(dǎo)一起出差,去之前非常忐忑,出差不比日常在辦公室工作,要考慮的事情實(shí)在太多了,各種資料有沒有帶全,路線規(guī)劃合理不合理,路上需要花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間包括高峰期預(yù)計(jì)堵車時(shí)間,去了之后會(huì)不會(huì)比較沒眼色讓領(lǐng)導(dǎo)心里介意。尤其是最后一點(diǎn),對(duì)于情商比較低并且沒什么經(jīng)驗(yàn)的我來說,簡(jiǎn)直是一個(gè)非常大的挑戰(zhàn),而且還沒辦法提前做好準(zhǔn)備,畢竟要在一起呆一整天,吃喝住行開會(huì)工作都在一起,各種小事大事都可能發(fā)生,也許沒及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)加個(gè)水都會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)覺得這人太沒眼力見了。
剛剛?cè)肼毜娜?,真的面臨著太多困難甚至挑戰(zhàn),剛從一個(gè)坑里爬出來就又掉到另一個(gè)坑里。每次跌坑里的時(shí)候就特別想有一個(gè)老司機(jī)可以帶帶自己。但是職場(chǎng)里哪有那么多熱心腸的同事無私帶你呢?大家都有一堆的工作要處理,忙都要忙死了,沒時(shí)間搭理新人的小白問題。這時(shí)候就非常需要一本能夠指導(dǎo)自己、解答迷惑的書了,尤其是簡(jiǎn)單粗暴直接、不高深、不晦澀并且非常實(shí)用的書,對(duì)職場(chǎng)新人真的非常有幫助。
《秘書工作手記——辦公室老江湖的職場(chǎng)心法》就是這樣一本簡(jiǎn)潔實(shí)用的書。作者是像玉的石頭,原名李珣,在北京某高校辦公室工作多年,先后在綜合、文書、秘書、督查等崗位流轉(zhuǎn),對(duì)辦公室的各項(xiàng)工作非常有自己的心得體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)見解?!睹貢ぷ魇钟洝愤@本書可以說是他的各種體會(huì)體驗(yàn)的精華所在。
全書一共七章,從七個(gè)不同方面入手講解,基本涵蓋了辦公室工作的方方面面,其實(shí)不只針對(duì)辦公室工作,對(duì)很多業(yè)務(wù)科室也非常有用。下面我們從每一章的重點(diǎn)內(nèi)容來給大家介紹一下這本書。
第一章 如何得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可
對(duì)大多數(shù)人來說,這一章是最為有用的一章,內(nèi)容也是最多的。這一章講述了怎么向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、如何更好地領(lǐng)會(huì)理解領(lǐng)導(dǎo)指示、與領(lǐng)導(dǎo)出差的注意事項(xiàng)、怎么說話更讓人舒服、什么樣的即興發(fā)言效果更好、被領(lǐng)導(dǎo)罵了怎么辦等等非常細(xì)致的事項(xiàng)。
我們分別大致整理一下要點(diǎn):
1.給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào):
首先要保證件件有回音,事事有著落。領(lǐng)導(dǎo)安排的工作,一定要讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)知道你做了沒有,做了哪些工作,完成了哪些步驟。千萬(wàn)不要領(lǐng)導(dǎo)安排了工作之后你自己在那吭哧吭哧做的非常努力認(rèn)真,就是不給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),這樣領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)認(rèn)為你沒有做工作。及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展,讓領(lǐng)導(dǎo)知道你做了、知道工作進(jìn)展,也能讓領(lǐng)導(dǎo)能夠更好地把控大局。一定要多匯報(bào),大事小事該匯報(bào)的就匯報(bào),大事寫書面匯報(bào),小事口頭或者發(fā)個(gè)短信微信匯報(bào),總之就是讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)知道工作信息,記住,“你匯報(bào)的次數(shù)永遠(yuǎn)小于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的期望?!?/span>
2.如何做好匯報(bào):
正如開篇所說的個(gè)人例子,大多數(shù)新人其實(shí)并不知道該怎么給領(lǐng)導(dǎo)做好匯報(bào),本書就如何做好匯報(bào)提出了幾點(diǎn)建議,非??尚星矣斜匾菏紫纫浀?span style="font-weight: 600;">先說結(jié)果
,領(lǐng)導(dǎo)永遠(yuǎn)更關(guān)注結(jié)果如何,而不是過程怎樣,你費(fèi)了多大力氣做好這件事并不重要,重要的是結(jié)果能不能讓人滿意;其次,記得準(zhǔn)備書面材料,如前所述,書面材料更正式更有邏輯性,紙質(zhì)版材料也能給領(lǐng)導(dǎo)留下做個(gè)存檔以備后續(xù)工作需要;第三點(diǎn),分清詳略,在機(jī)關(guān)工作,各種檢查、督導(dǎo)、會(huì)議都不會(huì)少,每次要匯報(bào)的內(nèi)容也很多,分清主次與詳略,該詳說的詳說,該略說的略說,既不漏掉要點(diǎn),也不浪費(fèi)時(shí)間;第四點(diǎn)是邏輯清楚,千萬(wàn)別把所有的匯報(bào)內(nèi)容羅列在一起,密密麻麻的誰(shuí)都不愛看,分類分條列述,第一第二第三,清晰明了又簡(jiǎn)潔干凈;最后一點(diǎn)是記得拿出方案和辦法,這一點(diǎn)非常重要,很多人只是單純的匯報(bào)各種結(jié)果,但是并不能聯(lián)系本單位實(shí)際工作,不能反思工作中的不足,不能思考改進(jìn)方法,純粹的機(jī)械化作業(yè)這一點(diǎn)也是很多新人的屬性,寫匯報(bào)材料的時(shí)候考慮一下這次會(huì)議強(qiáng)調(diào)的這幾點(diǎn)我們有沒有做到,哪些工作還沒做到位,我們還需要做什么,把這些加到匯報(bào)材料里面去吧,不要擔(dān)心自己想的太過膚淺表面,有自己的思考最重要,領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)看到你的工作態(tài)度的,如果方案不好,領(lǐng)導(dǎo)會(huì)再做指示,放心大膽的寫吧。
3.正確理解領(lǐng)導(dǎo)的指示:
該問就問,別自作聰明,也別不好意思,當(dāng)時(shí)不問,等反饋結(jié)果時(shí)候很可能會(huì)出大問題;隨身帶著筆和小本子,有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)會(huì)安排很多項(xiàng)工作,每一項(xiàng)工作又有很多注意點(diǎn),所謂“好記性不如爛筆頭”,別太高估自己的記憶力,還是用筆記錄一下吧;領(lǐng)導(dǎo)的指示有時(shí)候并不等于意圖,這時(shí)候就要靠我們自己去把握領(lǐng)導(dǎo)的意思了,比如經(jīng)常我們手頭一堆工作,領(lǐng)導(dǎo)又有新任務(wù)交代,可能領(lǐng)導(dǎo)會(huì)說:“算了,你這工作有點(diǎn)多,把相關(guān)的資料準(zhǔn)備一下給我就好了?!逼鋵?shí)領(lǐng)導(dǎo)是想讓你根據(jù)資料準(zhǔn)備個(gè)工作報(bào)告工作總結(jié)什么的,你如果能抽時(shí)間整理出來,比單純地把資料給領(lǐng)導(dǎo)效果要好的多。
4.與領(lǐng)導(dǎo)出差要準(zhǔn)備什么:
輕裝上陣,畢竟是出去工作的,別帶太多累贅的東西,尤其是女生,千萬(wàn)別拖個(gè)24寸甚至28寸的行李箱,里面裝的全是衣服鞋子護(hù)膚品;準(zhǔn)備好各種材料、講話稿、單位通訊錄,最好是紙質(zhì)版和電子版都帶著,以防萬(wàn)一紙質(zhì)版丟了或者有需要改動(dòng)的地方;帶著名片(自己的和領(lǐng)導(dǎo)的)、一些常用藥、現(xiàn)金;提前做好功課,了解領(lǐng)導(dǎo)的喜好習(xí)慣,比如飲食口味比較清淡還是比較重、有沒有晨練習(xí)慣之類的,提前做好規(guī)劃;別太憊懶了,勤快一點(diǎn),有點(diǎn)眼色,該倒水就倒水,該給領(lǐng)導(dǎo)遞名片就遞名片。
5.會(huì)說話:
多說一些敬語(yǔ),比如“請(qǐng)”“您”,說話客氣一點(diǎn),謝謝了麻煩了打擾了,幾個(gè)字的事,能讓別人心里更舒服;該夸人就夸人,多注意別人的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處;一些話要學(xué)會(huì)說,比如“明白了,我馬上就辦”,凸顯了你的行動(dòng)力,“您是專家,您的幫助太重要了”,尋求別人幫助的時(shí)候簡(jiǎn)單的恭維一下,讓別人幫你也幫的舒服一點(diǎn),“要不這樣您看行不行”,委婉的拒絕,同時(shí)提出自己的想法,“您稍等,我有點(diǎn)拿不準(zhǔn),我去確認(rèn)一下”,不確定的事情千萬(wàn)別亂說,先查查資料問問同事,確定了再回復(fù)給對(duì)方,效率和準(zhǔn)確性相抗衡的時(shí)候,還是準(zhǔn)確性更重要一些。
6.即興發(fā)言:
突然被領(lǐng)導(dǎo)拎出來發(fā)言怎么辦?心里沒底,說話結(jié)結(jié)巴巴前言不搭后語(yǔ),先別說別人怎么看你,自己都會(huì)覺得自己太沒用了,臉皮薄、自尊心強(qiáng)的人更可能會(huì)心里壓抑好幾天。所以還是要學(xué)一下怎么做才能讓即興發(fā)言順暢有亮點(diǎn)吸引人。可以從下面的“四有”入手:有準(zhǔn)備,領(lǐng)導(dǎo)和同事講話時(shí)候認(rèn)真聽著,做做筆記,思考一下,尤其是觸動(dòng)你的點(diǎn),一定要記錄并思考;有態(tài)度,這一段基本是套詞,但是說出來一方面能填充時(shí)間,給自己提供時(shí)間來思考接下來要說的內(nèi)容,另一方面也能讓聽得人開心,愉悅他人且方便自己,非常值得一試,套詞很簡(jiǎn)單,感謝+自謙+認(rèn)同即可,“感謝領(lǐng)導(dǎo)給我這個(gè)機(jī)會(huì),感謝同事們之前的發(fā)言,給了我很多啟發(fā),我對(duì)這個(gè)問題的認(rèn)識(shí)不是很深入,簡(jiǎn)單說一下,說的不對(duì)還請(qǐng)大家包涵,前面大家說的都很深刻,聽了之后我深受啟發(fā),尤其是XX同志提出的XX,十分到位”,類似于這一類的套話,先感謝一下大家,然后說自己的發(fā)言屬于拋磚引玉,再次表示大家的想法非常好,對(duì)我很有啟發(fā),這樣就足夠了;有說法,就是旗幟性、標(biāo)題性的東西,比如說“五位一體”“四個(gè)全面”之類的,可能臨場(chǎng)一時(shí)想不到,也沒關(guān)系,邏輯清晰、表述明白、方便記錄也可以;有爆點(diǎn),爆點(diǎn)因人而異,有人可以利用幽默塑造爆點(diǎn),有人可以因?yàn)樯壳樗茉毂c(diǎn),有人可以通過尖銳問題塑造爆點(diǎn),可以根據(jù)自己的特點(diǎn)尋找好爆點(diǎn)。
6.被領(lǐng)導(dǎo)罵了怎么辦:
先放平心態(tài)吧,領(lǐng)導(dǎo)罵你絕對(duì)不會(huì)是因?yàn)樗饺嗽颍灰傁胫I(lǐng)導(dǎo)看你不順眼之類的,被罵僅僅是因?yàn)槟愎ぷ鳑]做到位;被領(lǐng)導(dǎo)罵的時(shí)候別當(dāng)場(chǎng)聲辯,尤其是有很多人在場(chǎng)的時(shí)候,千萬(wàn)別大聲分辯,領(lǐng)導(dǎo)不要面子啊?被罵的原因不急的話可以過后解釋一下,需要當(dāng)場(chǎng)解釋并且確實(shí)不是自己的問題的話,可以只悄悄跟領(lǐng)導(dǎo)說一下。被罵之后也要好好吸取教訓(xùn),克服對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的恐懼心理,遇事多跟領(lǐng)導(dǎo)溝通,多接觸領(lǐng)導(dǎo),避免同類型的問題再次出現(xiàn)。出現(xiàn)一次是不知道,出現(xiàn)兩次是沒注意,出現(xiàn)三次的話,領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)覺得你工作能力不足或者工作態(tài)度有問題。


第二章 如何培養(yǎng)辦公室工作素養(yǎng)
這一章相對(duì)來說內(nèi)容比較少,比較重要的幾點(diǎn)是:工作拼到最后就是拼身體,關(guān)注一下你的領(lǐng)導(dǎo),基本上都有定期鍛煉的習(xí)慣,身體素質(zhì)也都比較好,而且領(lǐng)導(dǎo)們經(jīng)常要熬夜早起地辦公、各地飛來飛去地出差開會(huì),精神狀態(tài)卻都保持的很好;注意著裝,不要穿的太隨性太休閑,尤其是職場(chǎng)新人,可能還保持著學(xué)生時(shí)代的著裝習(xí)慣,對(duì)于工作場(chǎng)合來說其實(shí)并不是特別適合,工作中經(jīng)常會(huì)臨時(shí)通知你去開個(gè)會(huì)見個(gè)領(lǐng)導(dǎo),穿的太隨意給人的感覺就很不專業(yè);工作外包,術(shù)業(yè)有專攻,一個(gè)文科專業(yè)的人被領(lǐng)導(dǎo)吩咐做個(gè)宣傳視頻,那還是把這個(gè)工作外包出去吧,找專業(yè)的團(tuán)隊(duì)做好了。


第三章 溝通的技巧
這一章的重點(diǎn)是機(jī)德反映人品。所說的機(jī)德反映人品,“機(jī)”是“手機(jī)”的“機(jī)”,接打電話、收發(fā)短信還有微信聊天、朋友圈的經(jīng)營(yíng)等等,都有注意要點(diǎn),我們一個(gè)個(gè)來看。
1.接打電話:
電話一定要接,尤其是非工作時(shí)間,很多人為了避免被領(lǐng)導(dǎo)拎去加班,都恨不得把手機(jī)開飛行模式,或者看到是領(lǐng)導(dǎo)同事打來的電話干脆就不接,反正他們聯(lián)系不到我我就不用去加班了。這種做法其實(shí)并不好,耽誤了工作,也讓領(lǐng)導(dǎo)心里記了你一筆。有時(shí)候真的錯(cuò)過了電話,看到了就回過去;實(shí)在不方便接聽的時(shí)候就回一條短信過去說明情況。
接打電話的時(shí)候最好能叫對(duì)方聽到你的笑意和和氣,不要暴躁不要不耐煩不要有氣無力。可以嘗試一下下面的五點(diǎn)建議。首先音調(diào)要高一些、語(yǔ)速急促一些,試一下升調(diào)地說“喂,你好!”與降調(diào)的說“喂,你好?!?,給人的感覺是完全不一樣的;要打招呼,給別人打電話一定要先說一下我是XX單位的XX,不要一上來就說正事,別人都不知道你是誰(shuí),只會(huì)一頭霧水摸不著頭腦;不要玩變臉,有時(shí)候無精打采的接了個(gè)電話,結(jié)果一聽對(duì)面是領(lǐng)導(dǎo),立馬改變語(yǔ)氣,精神抖擻起來了,這樣的所謂變臉盡量要避免;多用書面語(yǔ)講電話,這一點(diǎn)主要是說我們說話要客氣,多用“麻煩您了”之類的敬語(yǔ),效果會(huì)更好;依依不舍的收尾,講完電話總有人會(huì)立馬掛電話,而且掛電話的聲音震耳欲聾,恨不得對(duì)方知道你非常討厭這通電話,想也知道這種做法很不禮貌,講完正事,道了再見,略等一下,等別人掛電話,或者稍等之后自己輕輕地掛斷電話,簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的一個(gè)舉動(dòng)可以避免別人的成見。
2.收發(fā)短信:
記得回復(fù)別人的短信,不要收到短信就完了,微信也同樣,很多人都有一種“意念回復(fù)”的能力,收到別人的信息,我用意念回復(fù)你這件事我知道了,但是沒有人有“意念收到”的能力啊,你的意念腦電波別人沒收到那就是沒用,所以收到了短信記得及時(shí)回復(fù)。
別忘了加上稱呼和署名,稱呼別亂加,一般可以用職務(wù)稱呼,比如高處長(zhǎng)、李局長(zhǎng),實(shí)在不知道該怎么稱呼的就統(tǒng)一用老師,王老師、劉老師。最后加上署名,免得你發(fā)了信息別人不知道你是誰(shuí),尤其是群發(fā)消息,更要加上署名,有時(shí)候還要根據(jù)實(shí)際情況加上工作單位。
標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也有大用處。試想一下,領(lǐng)導(dǎo)發(fā)了短信過來:小趙,你把上次的季度工作總結(jié)發(fā)我微信。你回復(fù)不帶句號(hào)的“好的”與帶著句號(hào)的“好的。”效果就是不一樣的,帶著句號(hào)的“好的?!苯o人的感覺更嚴(yán)謹(jǐn)一些。再對(duì)比一下,帶著句號(hào)的“好的。”與帶著感嘆號(hào)的“好的!”又不一樣了,帶感嘆號(hào)讓人一下子就能感受到你這個(gè)人朝氣蓬勃,工作有干勁有活力。接著再對(duì)比一下帶著感嘆號(hào)的“好的!”與感嘆后加了符號(hào)笑臉的“好的!:D”,頓時(shí)覺得后者這個(gè)回復(fù)真是妙啊,不僅有活力,還有親和力,瞬間覺得和領(lǐng)導(dǎo)間的距離拉近了不少。
有幾種場(chǎng)合相對(duì)來說更適合發(fā)短信而不是打電話。給領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況時(shí),更適合發(fā)短信。畢竟領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常要開會(huì),很多時(shí)候不方便接電話,而且打電話報(bào)告工作容易混亂,不如寫短信更方便自己厘清思路,也能讓領(lǐng)導(dǎo)留存信息;非工作時(shí)間溝通工作時(shí),更適合發(fā)短信。誰(shuí)也不愿意在休息的時(shí)候接到電話談?wù)摴ぷ鳎杉杭叭?,非工作時(shí)間就發(fā)條短信吧;反復(fù)提醒對(duì)方時(shí),更適合發(fā)短信。明天要開會(huì),前幾天已經(jīng)通知過了,但是擔(dān)心他們忘了,再打電話嗎?沒準(zhǔn)人家會(huì)嫌你煩,這么點(diǎn)事一次次打電話提醒,那就直接發(fā)條短信吧,如果那人還是忘了參會(huì),領(lǐng)導(dǎo)罵你通知不到位的時(shí)候及時(shí)把短信亮出來,也是證明自己工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的好證據(jù)??;恭維求人煽情時(shí),更適合發(fā)短信。不管是恭維還是煽情,都是比較容易矯情的話,說出口可能自己都難為情,發(fā)個(gè)短信就好多了,語(yǔ)言組織的稍微文藝一點(diǎn)也沒問題。
3.微信的使用:
首先,最重要的一點(diǎn),微信上找人不要說“在嗎?”,很招人煩,有事直接說事就好。然后就是要經(jīng)營(yíng)好自己的朋友圈,多發(fā)一些勵(lì)志的、感恩的、讀書學(xué)習(xí)的、加班加點(diǎn)的照片和文字,讓人一看就覺得你是一個(gè)樂觀積極、努力向上的好孩子。沒事多給朋友同事點(diǎn)點(diǎn)贊,也可以算是一種沉默的溝通方式了。
作者還提出了一種觀點(diǎn):微信的頭像最好用本人照片,昵稱最好用自己的實(shí)名。我對(duì)這一點(diǎn)并不十分認(rèn)同,當(dāng)然實(shí)名加真實(shí)照片對(duì)于工作上確實(shí)更方便一點(diǎn),但是不這樣做其實(shí)也沒什么太大影響。我翻了一下我們的工作群,大小領(lǐng)導(dǎo)們都用的昵稱和非真實(shí)頭像。


第四章 如何寫好公文
在機(jī)關(guān)工作的人少不得要寫各種各樣的稿子,要做單位的筆桿子也不是一件容易的事。怎么才能讓公文更出彩呢?先把格式調(diào)好吧。公文有固定的格式,標(biāo)題二號(hào)宋體,正文三號(hào)仿宋,小標(biāo)題黑體等等,都是一個(gè)套路的,記住即可。先有格式框架再有內(nèi)容,格式正確讓人第一眼看上去就覺得專業(yè),這就跟中學(xué)語(yǔ)文考試作文的卷面分一樣。格式之后,要做亮標(biāo)題,這一點(diǎn)可能對(duì)于經(jīng)常要寫發(fā)言稿、宣傳稿的朋友比較有幫助,出彩的標(biāo)題有這五類:旁征博引類、生動(dòng)比喻類、數(shù)字概括類、簡(jiǎn)短有力類、設(shè)問設(shè)答類,顧名思義,都是比較好理解的。關(guān)于正文的寫法,作者也列舉了幾種方法:豐富細(xì)節(jié),多舉事例,觸及矛盾點(diǎn),提出可行的舉措,行文要有自己的個(gè)性。和議論文以及公考申論寫作基本上是一個(gè)套路的,這里也不再贅述。最后,千萬(wàn)別忘了檢查一下有沒有錯(cuò)別字。
第五章安排宴請(qǐng)與第六章組織會(huì)議寫的比較水,講的也都是基本點(diǎn),亮點(diǎn)非常少,這里不再多做介紹。


第七章 如何高效辦公
這一章中有幾點(diǎn)建議還是很有借鑒意義的,大家可以用在實(shí)際工作當(dāng)中。
其一是給文件詳細(xì)命名,越詳細(xì)越好,可以按照3W命名法進(jìn)行:when(時(shí)間)+who(人物)+what(事項(xiàng))。時(shí)間最好用固定格式,比如2017年7月23日可以標(biāo)注為170723;人物最好寫全稱+職務(wù),比如王局長(zhǎng)就不如王小明局長(zhǎng)好。這樣命名是為了今后搜索文件時(shí)候能夠更方便更快捷地找到自己需要的文件。
其二是各種名片可以通過app掃描后存到手機(jī)中,避免了名片過多不好保存或者不好尋找的難題。名片掃描app有很多,大家可以自行搜索下載。作者書中推薦的是“經(jīng)緯名片通”。
其三是郵件簽名欄備注好信息。郵箱有簽名欄的設(shè)置,可以在簽名欄中備注好自己的工作單位、姓名、手機(jī)號(hào)、微信號(hào)、郵箱等,方便收到郵件的人遇到問題及時(shí)聯(lián)系。
以上是《秘書工作手記——辦公室老江湖的職場(chǎng)心法》這本書的主要內(nèi)容,這本書從方方面面講述了辦公室工作中需要注意、需要了解的知識(shí),很多都是作者跳了坑之后反思出來的,對(duì)于職場(chǎng)新人還是很有幫助的,尤其是本書的前一部分,非常有借鑒意義,相對(duì)而言,后半部分則略顯平淡。整體來評(píng)價(jià)的話,這本書可以說是非常實(shí)用直接粗暴的新人工作指南,各行各業(yè)的人都會(huì)從中找到對(duì)自己工作有幫助的部分,而且難能可貴的是,這本書寫的非常淺顯明了,對(duì)比大多數(shù)頗顯晦澀、只可意會(huì)不可言傳的職場(chǎng)書籍,《秘書工作手記》這本書要友好的多。值得一讀。

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